コンサルティング事業 2021.03.25

プロジェクト管理ツール「Wrike」って実際どうなの?~後編~

サービスフローの見直しのための取り組みとして、プロジェクト管理ツールの「Wrike」を使ってみました。
実際に使ってみての、使い方や感想などをご紹介します。

こちらは後編です。
前編はこちらからご覧ください。

ちなみにWrikeとは、タスク管理もスケジュール管理もなんでもできるプロジェクト管理ツールです!
公式HPはこちら

こんな使い方をしました

Wrikeの構造は以下のようになっています。

スペース
プロジェクト
 タスク
  サブタスク

これを以下のフローに当てはめて、検証しました。
※アップデートにより検証時と構造が変わっていたため、今のWrikeと使い方が少し違うかもしれません。

スペース=プロジェクト
└プロジェクト=案件
 └タスク=工程(設計、構築、テストなど)
  └サブタスク=親タスク(見積作成、不具合報告など)
   └サブタスク=子タスク(不具合内容や確認事項など)
▼Wrikeの構造

更新ルール

このようなルールで検証しました。
ややこしいため、以下の画像を例に具体的な使い方を説明しています。

スペース=プロジェクト
└プロジェクト=案件=【HP】いいねボタン追加案件
 └タスク=工程(設計、構築、テストなど)=4.テスト
  └サブタスク=親タスク(見積作成、不具合報告など)=不具合報告
   └サブタスク=子タスク=具体的な不具合(いいねボタンが表示されない、いいねボタンが動作しない)

① 親タスクがスタートしたら「処理中」に変更
テストの不具合報告のフェーズが始まったら、「4.テスト>不具合報告」の状態を「処理中」に変更

② 依頼があれば親タスクに紐づく子タスクで依頼する(担当者・期限を設定)
不具合報告がある場合、「4.テスト>不具合報告」に子タスク(サブタスク)を追加して不具合を報告。
その際、担当者と期限を設定する。

③ 子タスクの内容に着手したら「処理中」にする。(やり取りは子タスク内のチャットで行う)
不具合に対して質問がある場合は、「4.テスト>不具合報告>不具合」の「不具合」でメンションをつけて質問をする。
以後チャットでやり取り。

④ 子タスクの内容が終わったら「完了」にする
不具合が解決したら、「4.テスト>不具合報告>不具合」の「不具合」を完了にする。

⑤すべての子タスクが完了したら親タスクを「完了」にする
すべての不具合が完了になったら、「4.テスト>不具合報告」の「不具合報告」を完了にする。

良かったところ

実際に検証してみて、まず初めに思ったことは、「Wrikeって何でもできる!」ということです。
使ってみて、特に良かったところを3つ上げています!

①タスクに紐づいたサブタスクとチャットでツールの削減に成功

サブタスクが設定できることで、今まで別ツールでやっていたテスト管理をWrikeで行うことが可能になりました。
細かいタスクもサブタスクで設定して個人に割り振ることができるため、個人のタスク管理ツールも不要になり、また、タスクを起点にチャットができるため、チャットツールを使わずとも簡単にやり取りができるようになりました。

いろんな機能があるWrikeを使うことで、ツールの削減ができました。

②「自分のタスク」が受信トレイにたまっていくのでタスクの把握がしやすい

受信トレイと呼ばれる場所に、自分のタスクがたまっていくため、タスクがパッと見て把握しやすくなりました。

また、担当者を複数設定できるため、相手ボールだけれど自分も関わっているタスクも、把握できます。
「相手ボールで相手がタスクを忘れていて、自分もタスクに残っていないので進まない」ということがたまーに起きてヒヤッとするのですが、それを防ぐことができます。

③スケジュールの依存関係が設定できる

大きなプロジェクトであれば、ここが決まらないと次に進めないというプロジェクトやフェーズがあると思います。
Wrikeではスケジュールの依存関係も設定できるため、明示的に管理できます。
ここは我がチームのマネージャーが絶賛していました!

合わなかったところ

逆に何でもできるからこそ、合わないなと思った部分もありました。

①会話の把握が難しい

今まではみんなが入っているチャットツールで、問題があった際に共有していました。
そのため、詳しい内容が分からずとも何か問題が起きているんだなということが認識できていました。
ですが、Wrikeではタスクの担当者でなければ、会話内容を把握できないため、問題が起こっていることの把握が難しかったです。

対面であれば雰囲気で分かりそうですが、弊社はほとんどリモートワークのためなおさら困るなと思いました。

②更新が大変

今回のルールではサブタスクごとに担当者や期限、フェーズを設定したため、更新の量がとても多くなってしまいました。
ルールをきちんと決めておかなければ、使われなくなってしまうなと思いました。

③ドキュメントが書きにくい

文章の装飾がマークアップ形式ではないため、少し書きづらいなと思いました。
また画像の添付も、添付されるまでにラグがあったり、更新のたびに複数の箇所に添付画像が表示されるため、「なんだか使いにくい…」と感じました。

ここはアップデートに期待ですね!

困っていたことは解決できた?

①ツールが複数あって更新が大変

元々7ツール使っていたのが、2ツールになりました。
ツールの大幅削減、成功です!やったー!

②タスクの細かい進捗は管理できない
③更新性を各メンバーに委ねるため、ルールが形骸化され使われなくなる

細かいタスクがサブタスクで設定できることで、今まで見えていなかったタスクの見える化に成功しました!
ただ細かい進捗は更新ルールによるなと思います。
今のルールでは更新がされなくなりそうなため、改善が必要です。

まとめ

実際に検証をしてみて、なんでもできちゃうWrikeに希望を感じました!
一方で、なんでもできるからこそ、全員が使いこなすのには最初のハードルが高いなと思いました。

実運用で使うときが来たら、ルールをもう1度見なおして使いこなしたいです。

以上、「プロジェクト管理ツール「Wrike」って実際どうなの?」をお送りしました!
ここまで読んでくださり、ありがとうございました~!

この記事をシェアする
事業について詳しく知る

コンサルティング事業について詳しく知りたい方はこちら

コンサルティング事業部新米ディレクター

RECOMMEND

おすすめ記事